Warum reicht ein Telefon- und E-Mail-Vertrieb im Kfz-Teilehandel nicht mehr aus?

Telefon und E-Mail allein reichen im Kfz-Teilehandel zunehmend nicht mehr aus. Professionelle Kunden erwarten zusätzlich digitale Möglichkeiten, um Produkte zu recherchieren, Verfügbarkeiten und Preise abzurufen und Bestellungen unabhängig von Geschäftszeiten auszulösen. Wer als Teilehändler oder Hersteller ausschließlich auf klassische Kommunikationswege setzt, verliert Aufträge an Wettbewerber mit modernen Online-Kanälen. Die folgenden Fragen zeigen, wo die Grenzen des traditionellen Vertriebs liegen und wie Sie den Schritt in den digitalen Kfz-Teilevertrieb konkret angehen.

Welche Grenzen hat der klassische Telefon- und E-Mail-Vertrieb im Teilehandel?

Rein manuelle Telefon- und E-Mail-Prozesse lassen sich nur begrenzt skalieren, weil steigende Anfrage- und Bestellvolumen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verursachen. Der klassische Telefon- und E-Mail-Vertrieb im Teilehandel bietet keine Echtzeit-Preisinformationen und schließt Kunden aus, die außerhalb der Bürozeiten bestellen möchten. Für Händler mit großen Sortimenten und hohem Transaktionsvolumen wird dieser Ansatz zum Wachstumshindernis.

Konkret zeigen sich die Grenzen in vier Bereichen:

• Verfügbarkeit: Bestellungen außerhalb der jeweiligen Geschäfts- oder Servicezeiten können bei rein manueller Bearbeitung häufig erst am nächsten Arbeitstag verarbeitet werden. Werkstätten, die spät abends den Bedarf für den nächsten Tag ermitteln, warten auf Antwort.
• Skalierbarkeit: Jede Anfrage bindet Mitarbeiterzeit. Bei steigendem Anfragevolumen wächst auch der manuelle Bearbeitungsaufwand deutlich. Dadurch lassen sich zusätzliche Bestellvolumen nur eingeschränkt ohne zusätzliche Personalkapazitäten abwickeln.
• Transparenz: Kunden erhalten keine sofortige Auskunft über Verfügbarkeit, Lieferzeit oder Preis. Jede Rückfrage verlängert den Bestellprozess.
• Datenqualität: Bestellungen per E-Mail oder Telefon werden manuell ins System übertragen. Übertragungsfehler und fehlende Fahrzeugdaten führen zu Retouren und Nacharbeit.

Das Ergebnis: Kunden, die schnelle Antworten und bequeme Bestellwege gewohnt sind, wechseln zu Anbietern, die diese Prozesse digital abbilden.

Warum steigen die Anforderungen der Kunden im Kfz-Aftersales so stark?

Die Anforderungen im Kfz-Aftersales steigen, weil Werkstätten und Endkunden ihr Kaufverhalten aus dem privaten Online-Shopping auf den Teilebereich übertragen. Wer abends bei Amazon bestellt und am nächsten Tag geliefert bekommt, akzeptiert keine dreitägige Reaktionszeit beim Ersatzteillieferanten mehr. Eine DEKRA/Ipsos-Befragung zeigte bereits 2022, dass 39 % der befragten deutschen Autobesitzer schon einmal Fahrzeugersatzteile online bestellt hatten.

Werkstätten agieren dabei als professionelle Einkäufer: In Werkstätten müssen benötigte Teile schnell identifiziert, dem jeweiligen Fahrzeug eindeutig zugeordnet, bestellt und anschließend verbaut werden. Der Fahrzeugbesitzer autorisiert lediglich den Einbau. Für diesen Prozess braucht die Werkstatt ein Portal, das Fahrzeugdaten, Fahrzeugidentifikation und passende Teilezuordnung integriert und sofortige Verfügbarkeitsauskunft gibt. Kurze und verlässliche Lieferzeiten können insbesondere bei zeitkritischen Reparaturen einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Hinzu kommt der Druck durch neue Marktteilnehmer: Plattformen wie Autodoc bieten umfangreiche Produktinformationen, Einbauhilfen, Fahrzeugdaten und digitale Services. Digitale Beschaffungsplattformen gewinnen damit zusätzlich an Bedeutung für die Kundenbeziehung und können die Bindung an den jeweiligen Anbieter stärken.

Welche Umsatzpotenziale gehen durch fehlende Digitalisierung verloren?

Durch fehlende Digitalisierung im Kfz-Teilevertrieb entgehen Händlern und Herstellern konkrete Umsätze: Bestellungen, die außerhalb der Bürozeiten nicht aufgenommen werden, Kunden, die bei der Preisrecherche online zu einem Wettbewerber wechseln, und Werkstätten, die ihren Bedarf direkt über ein Portal beim Hersteller decken, anstatt über den Großhandel zu bestellen.

Besonders relevant ist der direkte Herstellerkanal: Für Hersteller kann ein eigener digitaler Vertriebskanal zusätzliche Möglichkeiten eröffnen, ausgewählte Geschäftskunden direkt anzusprechen und bestehende Vertriebsstrukturen zu ergänzen. Gleichzeitig zeigen Plattformen wie Autodoc, dass sie Ersatzteile direkt beim Hersteller beziehen.

Besonders bei standardisierbaren und eindeutig identifizierbaren Ersatz- und Verschleißteilen spielen digitale Vertriebskanäle eine wichtige Rolle. Wer diese Produkte nicht digital verfügbar macht, verliert regelmäßige, planbare Umsätze an Online-Wettbewerber. Zudem nutzen 60 Prozent der Kunden mittlerweile Mobilgeräte für den Zugriff auf Autoteile-Shops. Ein rein telefonischer oder E-Mail-basierter Vertrieb erreicht diese Käufergruppe strukturell nicht.

Was leisten digitale Vertriebskanäle, die Telefon und E-Mail nicht können?

Digitale Vertriebskanäle ermöglichen im Kfz-Teilehandel rund um die Uhr verfügbare Bestellprozesse, automatisierte Fahrzeugdatenzuordnung, Echtzeit-Preisauskunft und die gleichzeitige Bedienung von Online-Shops, Marktplätzen und stationären Filialen über eine einzige Plattform. Das sind Funktionen, die Telefon und E-Mail strukturell nicht abbilden können.

Automatisierung und Datenpräzision

Ein B2B-Online-Portal integriert Fahrzeugstammdaten und Wartungshistorien direkt in den Bestellprozess. Die Werkstatt wählt das Fahrzeug aus, das System schlägt passende Teile vor und prüft die Verfügbarkeit in Echtzeit. Manuelle Übertragungen werden reduziert und damit auch entsprechende Fehlerquellen. Proaktive Wartungsempfehlungen auf Basis von Fahrzeugdaten schaffen zusätzlichen Mehrwert, der über den reinen Teileverkauf hinausgeht.

Omnichannel-Reichweite

Über eine digitale Commerce-Plattform lassen sich Online-Shop, Marktplätze wie Amazon oder eBay Motors sowie der stationäre Handel gleichzeitig bespielen. Händler, die ihr Sortiment auf mehreren Kanälen verfügbar machen, erhöhen ihre Reichweite, ohne den Verwaltungsaufwand proportional zu steigern. Verbesserte Echtzeit-Kommunikation zwischen Lieferant und Werkstatt über Lieferstatus und Verfügbarkeit stärkt dabei langfristige Partnerschaften.

Wann sollte ein Kfz-Teilehändler auf digitalen Vertrieb umstellen?

Ein Kfz-Teilehändler sollte auf digitalen Vertrieb umstellen, sobald Bestellvolumen, Sortimentsgröße oder Kundenanforderungen die Kapazitäten des manuellen Vertriebs übersteigen oder wenn digitale Wettbewerber bei relevanten Kunden und Vertriebskanälen sichtbar an Bedeutung gewinnen. Wer wartet, bis der Umsatzrückgang spürbar ist, hat bereits wertvolle Zeit verloren.

Konkrete Signale, die zur Umstellung auffordern:

• Kunden fragen aktiv nach einem Online-Bestellweg oder einem Webshop-Zugang.
• Bestellfehler durch manuelle Übertragung häufen sich und erzeugen Retourenkosten.
• Das Vertriebsteam verbringt einen großen Teil seiner Zeit mit Routineanfragen zu Preis und Verfügbarkeit.
• Wettbewerber sind auf Marktplätzen präsent und gewinnen Sichtbarkeit bei Werkstätten, die online recherchieren.
• Das Sortiment wächst auf eine Größe, die per Telefon nicht mehr vollständig kommuniziert werden kann.

Grundsatzfragen, die Sie vorab klären sollten: Welche Ihrer bestehenden Händler kaufen bereits online ein? Welche Bedeutung soll der digitale Vertrieb in Ihrer Organisation haben? Brauchen Sie ein eigenes E-Commerce-Kompetenzzentrum oder integrieren Sie die digitalen Kanäle in Ihr bestehendes Vertriebsteam? Die Antworten bestimmen die richtige Einstiegsstrategie.

Wie gelingt der Einstieg in den digitalen Kfz-Teilevertrieb?

Der Einstieg in den digitalen Kfz-Teilevertrieb gelingt am zuverlässigsten mit einer klaren Kanalstrategie, einer integrationsfähigen Plattform und einem schrittweisen Vorgehen. Wer versucht, alle Kanäle gleichzeitig zu starten, riskiert Qualitätsverluste. Wer zu lange plant, verliert Zeit gegenüber dem Wettbewerb.

Ein bewährter Einstiegsweg folgt diesen Schritten:

1. Kanal priorisieren: Entscheiden Sie, ob Sie zunächst einen eigenen B2B-Webshop aufbauen, Ihr Sortiment auf Marktplätzen wie Amazon oder eBay listen oder beides kombinieren. Für Hersteller kann ein eigener B2B-Shop sinnvoll sein, wenn bestehende Geschäftskunden direkt digital bedient oder neue Direktvertriebspotenziale erschlossen werden sollen.
2. Datenbasis schaffen: Fahrzeugdaten, Teilenummern, Verfügbarkeiten und Preise müssen sauber und maschinenlesbar vorliegen. Ohne valide Produktdaten funktioniert kein digitaler Kanal zuverlässig.
3. Systeme integrieren: Relevante Systeme wie ERP, PIM, Shop und Marktplatzanbindungen sollten über geeignete Schnittstellen integriert werden, damit Preise, Bestände und Aufträge konsistent verarbeitet werden können.
4. Mobile Anforderungen berücksichtigen: 60 Prozent der Kunden greifen über Mobilgeräte auf Autoteile-Shops zu. Ein mobiloptimierter Shop ist kein optionales Feature, sondern Voraussetzung.
5. Schrittweise erweitern: Starten Sie mit einem Kernsortiment, messen Sie die Performance und erweitern Sie dann auf weitere Kanäle und Sortimentsbereiche.

Wer sehen möchte, wie andere Unternehmen digitale Vertriebskanäle aufgebaut und integriert haben, findet in unseren Referenzen und Success Stories konkrete Praxisbeispiele.

Wie Speed4Trade Sie beim digitalen Kfz-Teilevertrieb unterstützt

Wir bei Speed4Trade entwickeln seit 2005 digitale Commerce- und Service-Plattformen mit besonderem Fokus auf den Automotive Aftermarket sowie für weitere Branchen. Mehr als 250 Hersteller und Händler aus 19 Ländern nutzen unsere Lösungen, um Vertriebsprozesse zu automatisieren und neue Kanäle zu erschließen.

Konkret helfen wir Ihnen mit:

• Speed4Trade COMMERCE: Ein leistungsstarkes Enterprise-Shopsystem für individuelle B2B- und B2C-Shops mit Fahrzeugdatenintegration, großen Sortimenten und hohem Transaktionsvolumen.
• Speed4Trade CONNECT: Die flexible Integrationsplattform, die Ihren Online-Shop, Marktplätze wie Amazon und eBay sowie stationäre Filialen über eine einzige Lösung verbindet und Bestellprozesse vollständig automatisiert.
• Schnittstellen zu ERP, PIM und Datenlieferanten: Wir integrieren Ihre bestehende Systemlandschaft, sodass Daten konsistent fließen und manuelle Übertragungen entfallen.
• Beratung und Projektbegleitung: Unsere Softwarearchitekten begleiten Sie von der ersten Konzeption bis zur kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer Plattform.

Problem: Ihr Vertrieb läuft noch über Telefon und E-Mail, und Sie verlieren Aufträge an digital aufgestellte Wettbewerber. Lösung: Wir bauen gemeinsam mit Ihnen die digitale Vertriebsinfrastruktur, die Ihr Wachstum trägt. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie wir Ihren Einstieg in den digitalen Kfz-Teilevertrieb konkret gestalten.

Quellen:
DEKRA/Ipsos: Autobesitzer wenden sich beim Ersatzteilkauf allmählich mehr dem Online-Handel zu